Descubre cómo ser auxiliar administrativo, una posición crítica en cualquier empresa. Aprende sobre las habilidades, las funciones diarias y las opciones de formación para este perfil, desde el manejo de herramientas ofimáticas hasta la gestión eficiente del tiempo.
¿Tienes lo que se necesita para desempeñarte en este rol? Averígualo en este artículo completo.
Guía del Artículo
Perfil de un auxiliar administrativo
El auxiliar administrativo juega un papel fundamental en el engranaje de cualquier empresa, siendo responsable de varias tareas administrativas diarias. Si te estás preguntando si tienes el perfil perfecto para este rol, a continuación te proporcionamos un desglose detallado.
- Conocimiento en herramientas ofimáticas: Es esencial estar versado en procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos.
- Familiaridad con el equipo de oficina: Deberías estar cómodo manejando dispositivos comunes de oficina como fotocopiadoras y ordenadores.
- Excelentes habilidades de comunicación: Se espera que poseas buenas habilidades tanto escritas como orales para interactuar con otros miembros del equipo y con el público.
- Organizado y metódico: Se espera que seas capaz de mantener registros y manejar la información de manera eficiente.
- Atención al detalle: Es crucial que puedas manejar información confidencial con discreción.
- Gestión del tiempo y capacidad para priorizar tareas: Necesitarás trabajar eficientemente bajo presión y cumplir con los plazos establecidos.
- Habilidades técnicas: Debes ser bueno en mecanografía y tener un sólido conocimiento de gramática, puntuación y ortografía. También se espera que tengas facilidad para los números y puedas realizar cálculos básicos.
Si eres una persona organizada, metódica con buenas habilidades comunicativas, familiarizada con las herramientas ofimáticas y los equipos de oficina, podrías encajar perfectamente en el perfil de un auxiliar administrativo. Y no olvides, la dedicación y el deseo de aprender son igualmente importantes en este rol.
Funciones de un auxiliar administrativo
Estos profesionales deben saber realizar una gran variedad de tareas administrativas como la actualización, registro y almacenamiento de información en forma de informes. Asimismo, tener que hacer fotocopias, archivar documentos, encargarse de la atención telefónica y de la gestión del correo de la empresa también se encuentran entre las funciones de un auxiliar administrativo.
A grandes rasgos, las tareas de un auxiliar administrativo se engloban en:
- Dar apoyo administrativo: Estos profesionales deben encargarse de gestionar los correos electrónicos de la empresa, hacer fotocopias, archivar documentos, dar atención telefónica, registrar entradas y salidas de documentación, controlar el stock de artículos de papelería y muchas otras tareas relacionadas con la ayuda a la administración de la empresa. Asimismo, pueden tener entre sus tareas la recepción de usuarios o clientes, así como la atención de la centralita telefónica.
- Gestionar la comunicación interna: Los auxiliares administrativos suelen encargarse de recoger la correspondencia y entregarla al departamento o miembro del personal al que se dirige. En estos casos, como contrapartida también tienen que gestionar el correo saliente y prepararlo para su envío.
- Gestionar los sistemas de archivado: Estos profesionales son los responsables de que los documentos de la empresa estén debidamente almacenados, aparezcan registrados en el sistema y puedan ser consultados por otros compañeros. A petición de otros miembros del personal, los auxiliares administrativos deben ser capaces de proporcionar los documentos solicitados.
- Administración de los datos del personal: Una parte importante de las tareas están relacionadas con el control de los empleados. El personal administrativo tiene que elaborar horarios de todos los empleados, controlar las ausencias del personal, calcular la contribución de jubilación de estos, gestionar las vacaciones de los trabajadores y realizar otras tareas relacionadas con el departamento de Recursos Humanos.
- Hacer tareas simples de contabilidad: Algunos profesionales colaboran como auxiliares administrativos en departamentos de contabilidad de empresas, por lo que adquieren algunas responsabilidades en este sector. Por ejemplo, la preparación de facturas o el coste de los pedidos a los clientes suelen formar parte de sus tareas. En algunos casos, pueden calcular los salarios de la plantilla, deducción de impuestos y otras cotizaciones sobre la nómina de cada uno de los trabajadores.
- Redacción de textos e informes: Debido a sus buenos conocimientos del paquete ofimático, los auxiliares administrativos pueden encargarse de la transcripción de textos. Bien sea a través de un borrador o de una nota de audio, los auxiliares deben hacer un redactado para que este pueda ser almacenado o empleado en la elaboración de un informe.
Qué estudiar para ser auxiliar administrativo
Convertirte en un auxiliar administrativo requiere una formación específica en la que adquieras habilidades y conocimientos clave en áreas como administración, contabilidad y atención al cliente. Aquí te presentamos diferentes opciones de formación que puedes considerar.
Certificado de Profesionalidad de Gestión Administrativa
Este programa de 880 horas, accesible para quienes poseen un graduado en Educación Secundaria Obligatoria (ESO), te permitirá aprender a manejar la gestión administrativa de compra-venta de productos y servicios, así como llevar a cabo tareas de tesorería y manejo de personal. Con este certificado, puedes optar por roles como auxiliar administrativo en contabilidad, cobros y pagos, facturación, y auxiliar de Recursos Humanos, entre otros.
Certificado de Profesionalidad de Actividades Administrativas en Relación con el Cliente
Este certificado de 800 horas, también requiere tener un graduado en ESO para su acceso. El curso te preparará para llevar a cabo tareas administrativas en relación con los clientes internos y externos, utilizando medios informáticos y telemáticos. Los roles que podrías desempeñar tras obtener este certificado incluyen: recepcionista-telefonista, operador de central telefónica, empleado administrativo en servicios de almacenamiento y recepción, y auxiliar de apoyo administrativo a la gestión de compra/venta, entre otros. Puedes hacerlo en modalidad online.
Grado Medio en Gestión Administrativa
Esta opción de Formación Profesional (FP), que tiene una duración de 2.000 horas, ofrece una formación más amplia y abarca áreas como administración laboral, contabilidad, comercial, financiera y fiscal, así como atención al cliente. Tras obtener este grado, puedes trabajar como auxiliar administrativo, ayudante de oficina, auxiliar administrativo de cobros y pagos, recepcionista, empleado de atención al cliente, empleado de tesorería, entre otros. Puedes hacerlo en modalidad online.
¿Cuál es la opción adecuada para ti?
La elección entre estas opciones dependerá de tus intereses y metas profesionales. Si te interesa adquirir habilidades en una función administrativa específica, los certificados de profesionalidad pueden ser una excelente opción. Por otro lado, si prefieres una formación más general que te brinde una visión más amplia de las funciones administrativas, el Grado Medio en Gestión Administrativa puede ser el camino correcto.
Recuerda, para ser un auxiliar administrativo eficaz, no sólo necesitarás conocimientos técnicos, sino también habilidades blandas como la comunicación efectiva, la organización y la atención al detalle. Así que, independientemente del camino educativo que elijas, es importante centrarte en el desarrollo de estas habilidades clave.
