Cómo ser auxiliar administrativo.

Los auxiliares administrativos constituyen una parte importante del personal de una empresa, pues colaboran en el correcto funcionamiento de las oficinas. El perfil administrativo trabaja en despachos y oficinas, aportando sus conocimientos sobre los sistemas administrativos y de información de la empresa para su funcionamiento diario o para ayudar a otros departamentos. La supervisión de un superior es habitual en estos puestos.

Perfil

Las personas interesadas en desarrollar las tareas auxiliares en el sector administrativos deben conocer las principales herramientas ofimáticas, además de ser capaces de manejar los recursos habituales de una oficina (fotocopiadora, fax, ordenador…). Debido a sus tareas, se espera que los auxiliares administrativos también sepan mostrar una actitud profesional, educada y amable cuando atiendan por teléfono.

En este sentido, estos perfiles deben demostrar buenas habilidades comunicativas orales y escritas; ya que deberán trabajar en equipo con otros empleados y de cara al público. Otro de los aspectos profesionales demandados en el sector guarda relación con ser organizado, metódico y cuidadosos en todas sus funciones.

Funciones de un auxiliar administrativo

Estos profesionales deben saber realizar una gran variedad de tareas administrativas como la actualización, registro y almacenamiento de información en forma de informes. Asimismo, tener que hacer fotocopias, archivar documentos, encargarse de la atención telefónica y de la gestión del correo de la empresa también se encuentran entre las funciones de un auxiliar administrativo.

A grandes rasgos, las tareas de un auxiliar administrativo se engloban en:

• Dar apoyo administrativo: Estos profesionales deben encargarse de gestionar los correos electrónicos de la empresa, hacer fotocopias, archivar documentos, dar atención telefónica, registrar entradas y salidas de documentación, controlar el stock de artículos de papelería y muchas otras tareas relacionadas con la ayuda a la administración de la empresa. Asimismo, pueden tener entre sus tareas la recepción de usuarios o clientes, así como la atención de la centralita telefónica.

• Gestionar la comunicación interna: Los auxiliares administrativos suelen encargarse de recoger la correspondencia y entregarla al departamento o miembro del personal al que se dirige. En estos casos, como contrapartida también tienen que gestionar el correo saliente y prepararlo para su envío.

• Gestionar los sistemas de archivado: Estos profesionales son los responsables de que los documentos de la empresa estén debidamente almacenados, aparezcan registrados en el sistema y puedan ser consultados por otros compañeros. A petición de otros miembros del personal, los auxiliares administrativos deben ser capaces de proporcionar los documentos solicitados.

• Administración de los datos del personal: Una parte importante de las tareas están relacionadas con el control de los empleados. El personal administrativo tiene que elaborar horarios de todos los empleados, controlar las ausencias del personal, calcular la contribución de jubilación de estos, gestionar las vacaciones de los trabajadores y realizar otras tareas relacionadas con el departamento de Recursos Humanos.

• Hacer tareas simples de contabilidad: Algunos profesionales colaboran como auxiliares administrativos en departamentos de contabilidad de empresas, por lo que adquieren algunas responsabilidades en este sector. Por ejemplo, la preparación de facturas o el coste de los pedidos a los clientes suelen formar parte de sus tareas. En algunos casos, pueden calcular los salarios de la plantilla, deducción de impuestos y otras cotizaciones sobre la nómina de cada uno de los trabajadores.

• Redacción de textos e informes: Debido a sus buenos conocimientos del paquete ofimático, los auxiliares administrativos pueden encargarse de la transcripción de textos. Bien sea a través de un borrador o de una nota de audio, los auxiliares deben hacer un redactado para que este pueda ser almacenado o empleado en la elaboración de un informe.

Salario de los auxiliares administrativos

El sueldo de los auxiliares administrativos en el sector público depende de factores como el nivel profesional, la antigüedad o el organismo para el que se trabaja. El sueldo base más bajo se sitúa en los 7.950 euros brutos anuales mientras que en los puestos más altos puede recibirse un sueldo base de 15.395 euros brutos anuales; con todo, se le pueden añadir complementos de destino que varían de los 90 euros mensuales a los 980 euros y específicos de 224 a 2.000 euros por mes.

En una empresa privada, los sueldos de auxiliares administrativos pueden variar enormemente. En los bancos o grandes empresas se puede alcanzar una retribución de 3.000 euros mensuales; pero lo más habitual es que estos profesionales tengan un salario de 750 a 1.000 euros netos. La media salarial en el sector privado se sitúa en 825 euros netos mensuales.

Qué estudiar para ser auxiliar administrativo

Los estudios son una parte fundamental en el proceso sobre cómo ser auxiliar administrativo, ya que proporciona la formación de base para poder trabajar como tal. La titulación de FP de Grado Medio de Técnico en Gestión Administrativa es la opción educativa que mejor prepara para este sector, ya que se compone de una formación teórica y un período de prácticas donde poder tener una mejor visión de las necesidades de estos puestos.

Con todo, existen otros cursos de capacitación para desarrollar estas tareas aunque no se trata de estudios oficiales. Los más destacados son aquellas enseñanzas para jóvenes que no han completado la Secundaria y quieren incorporarse al mercado laboral con una formación más práctica.

Dónde estudiar el grado medio en Gestión Administrativa